W związku ze skierowaniem do Polskiego Związku Łuczniczego wystąpienia pokontrolnego z dnia 23 października 2015 r., w którym zawarta została ocena działania PZŁucz w związku z realizacją umowy dotacyjnej oraz zalecenia i wnioski pokontrolne, działając na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej, niniejszym przedstawiamy informację o sposobie wykonania zaleceń i wniosków pokontrolnych.

W zakresie odnoszącym się do podjęcia działań zmierzających do zapewnienia prawidłowej dystrybucji sprzętu sportowego i jej rzetelnego dokumentowania zgonie ze stanem faktycznym Związek zamierza zwrócić baczniejszą uwagę na bezwzględne przestrzeganie obowiązujących w Związku przepisów wewnętrznych w tym zakresie, w szczególności Uchwały nr 11/2013 z dnia 2 lutego 2013 r. Zarządu Polskiego Związku Łuczniczego w sprawie przyjęcia „Zasad zakupu, ewidencji i użytkowania sprzętu sportowego w Polskim Związku Łuczniczym”. Położony zostanie nacisk na niezwłoczne przygotowywanie kartotek wydawania sprzętu przez osoby za to odpowiedzialne, w szczególności przez trenerów wydających sprzęt zawodnikom. Obowiązki te będą także restrykcyjnie przestrzegane przez osoby odpowiedzialne za prowadzenie gospodarki magazynowej i wydawanie sprzętu trenerom.

Związek w tym zakresie będzie przeprowadzał doraźne kontrole i weryfikował zasadność wydawania sprzętu (pod kątem zgodności z założeniami szkoleniowymi) i zgodność sprzętu ze stanem magazynowym. W przypadku wydawania sprzętu zawodnikom fakt ten będzie niezwłocznie odnotowywany przez odpowiedzialne za to osoby. Szczegółowo weryfikowane będzie także wydawanie sprzętu na rzecz osób aktualnie uprawnionych do jego odbioru (członków kadry). Będzie się to odbywało także w taki sposób, by nie zakłócić procesu szkoleniowego.

W zakresie wprowadzenia wewnętrznych regulacji określających szczegółowe zasady dokonywania zakupu i dystrybucji sprzętu sportowego uprzejmie wyjaśniam, że w Polskim Związku Łuczniczym wprowadzone zostały stosowne procedury, których stosowanie zostanie zweryfikowane pod kątem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego. W chwili obecnej obowiązuje uchwała nr 11/2013 z dnia 2 lutego 2013 r. Zarządu Polskiego Związku Łuczniczego w sprawie przyjęcia „Zasad zakupu, ewidencji i użytkowania sprzętu sportowego w Polskim Związku Łuczniczym”. Dokument ten, niezależnie od określenia zasad zakupu sprzętu ustanawia także Regulamin przydziału łuczniczego sprzętu sportowego Komisji Sprzętowej Polskiego Związku Łuczniczego. Mając jednak na uwadze sformułowane zastrzeżenia pokontrolne Związek zweryfikuje na ile i w jakim zakresie niezbędne jest dokonanie zmian w ww. dokumencie, w szczególności w aspekcie związanym z realizowaniem zakupów sprzętu w oparciu o odpowiednie procedury.

Jeśli chodzi o zalecenie pokontrolne odnoszące się do wyeliminowania sytuacji ograniczających zasadę równego traktowania, uczciwej konkurencji i przejrzystości dokonywania zakupu sprzętu sportowego należy zaznaczyć, że celem Związku w sytuacji, gdy dochodzi do zakupu sprzętu sportowego nie jest ograniczanie dostępu potencjalnym wykonawcom. Należy zwrócić uwagę na fakt, że specyfika sportu jest na tyle istotna, że w naturalny sposób ogranicza krąg potencjalnych dostawców. Związek podejmie jednak działania by opracować i wdrożyć procedury, które pozwolą na szerszy dostęp wykonawców do zamówień udzielanych przez PZŁucz. W sytuacji, kiedy powstanie taka konieczność i wynikać to będzie z zaciągniętych zobowiązań lub z przepisów prawa Związek stosować będzie określone procedury w celu umożliwienia szerokiemu kręgowi podmiotów współpracę.

Związek będzie dokumentował wszelkie czynności na podstawie których wydatkowane będą środki publiczne w ramach dokonywania zakupu towarów i usług. W sytuacji, kiedy prowadzone będą postępowania (czy to w ramach ustawy - Prawo zamówień publicznych, czy to w trybie przetargu prowadzonego w oparciu o art. 70¹ i dalszych Kodeksu cywilnego) prowadzona będzie kompletna dokumentacja obejmująca wszystkie etapy postępowania. Stosowne dokumenty publikowane będą na stronie internetowej Związku, a ponadto gromadzone w siedzibie Związku.

Związek podejmie również działania zmierzające do zapewnienia właściwej kontroli dowodów księgowych będących podstawą wydatków ze środków publicznych przez osoby odpowiedzialne za dany obszar tematyczny.  

Przedstawiając powyższą informację pragnę jednocześnie zaznaczyć, że Związek, przyjmując do realizacji zalecenia i wnioski pokontrolne, w dalszym ciągu nie zgadza się z podstawowym ustaleniem zawartym w wystąpieniu pokontrolnym, jakoby doszło do pobrania dotacji w nadmiernej wysokości w kwocie 111 547,99 zł. Szczegółowe wyjaśnienia w tym zakresie zostały przedstawione w zastrzeżeniach do projektu wystąpienia pokontrolnego. W tym miejscu należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że z niezrozumiałych dla Związku powodów, zastrzeżenia w tym zakresie, jak i przywołane okoliczności faktyczne nie zostały wzięte pod uwagę. W ocenie Związku twierdzenie, że doszło do pobrania dotacji w nadmiernej wysokości nie znajduje oparcia w zgromadzonym materiale dowodowym przekazanym zarówno na etapie kontroli, jak i w późniejszym terminie. Z uwagi na powyższe brak jest podstaw prawnych do dokonania zwrotu kwoty 111 547,99 zł. Informuję jednocześnie, że Związek będzie poszukiwał swoich praw w oparciu o dostępne środki ochrony prawnej.